Izaicinājums noslēdzies – 3 Latvijas uzņēmumi uzlabojuši iemaņas mākoņtehnoloģiju izmantošanā

Noslēdzies IT uzņēmuma SQUALIO (iepriekš DPA) un Microsoft Latvija rīkotais projekts, kura ietvaros 3 Latvijas mazā un vidējā sektora uzņēmumi piekrita izaicinājumam izmēģināt jaunākās mākoņtehnoloģijas, lai uzlabotu sava biznesa ikdienas produktivitāti, efektivizējot procesus uzņēmumā un ieviešot vienkāršu vienotu un ērti lietojamu sistēmu.

Projektā pieteicās trīs dažādu nozaru uzņēmumi: SIA Tūrisma Aģentūra Kolumbs un SIA Otaņķu dzirnavnieks, kuri projekta laikā ieviesa Microsoft Office 365; SIA BPO Services, kas iepazinās ar klientu attiecību pārvaldības sistēmas Microsoft Dynamics CRM Online iespējām.

Projektam noslēdzoties piedāvājam īsu apkopojumu ar uzņēmumu secinājumiem par jaunieviestām programmām un pakalpojumiem.

SIA BPO Services un Microsoft Dynamics CRM Online

Šī projekta ietvaros SQUALIO un BPO Services detalizēti pārrunāja un izvērtēja BPO Services esošo klientu un adresātu sarakstu (datu bāzu) pārvaldības procesus. BPO Services kā vienu no lielākajiem izaicinājumiem ikdienā minēja tieši ienākošo klientu un kontaktpersonu datu sarakstu pārvaldību, tāpēc uzņēmums meklēja risinājumu, kas ļautu izvairītos no atkārtota datu ievades darba un aktualizētu datus. Projekta ietvaros tika izstrādāts konceptuāls modelis šo datu pārvaldībai, izmantojot Dynamics CRM standarta versijā iebūvētās Marketing Campaign, Marketing List un datu dublikātu meklēšanas un apvienošanas funkcionālās iespējas, kā arī Office 365 rīkus, piemēram, Excel, kā arī tiešu Dynamics CRM sasaisti ar Excel Online. Šobrīd ir uzsākta izstrādātā modeļa pilotprojekta realizācija, lai BPO Services praksē pārliecinātos par risinājuma piemērotību minēto vajadzību risināšanai.

Panākot risinājumu esošajām datu pārvaldības grūtībām ar Microsoft Dynamics CRM un Office 365, BPO spēs nodrošināt augstāku precizitāti zvanu centra darbībā, kā arī nodrošināt kvalitatīvas klientu un kontaktu datu bāzes saviem klientiem, tā rezultātā paaugstinot sniegto pakalpojumu kvalitāti.

Tūrisma aģentūra Kolumbs un Microsoft Office 365

Projekta sākumā tika noskaidrota Tūrisma aģentūras Kolumbs līdzšinējā IT infrastruktūra un precizēti aktuālie izaicinājumi un vajadzības, kurus varētu atrisināt Office 365 sniegtā funkcionalitāte.

Sakarā ar to, ka uzņēmuma tirdzniecības punkti atrodas vairākās vietās, piemērotākais produkts bija Office 365, kas nodrošina pieejamību saviem e-pastiem un darba dokumentiem gan fiziski uz darbstacijas, gan, pieslēdzoties tiešsaites režīmā, Office 365 portālam no jebkuras ierīces. Papildus tas ļauj darbiniekiem uzstādīt aplikāciju uz vairākām iekārtām (datori, mobilie tālruņi, planšetdatori) gan darbā, gan mājās, kas mūsdienu biznesa vidē ir ļoti aktuāli.

“Kā jau zināms, tūrisma nozarei ir īpaši raksturīga dinamika un mainība, tādēļ īpaši kolēģi novērtē elastību un brīvo piekļuvi e-pastiem un citiem datiem no jebkuras vietas jebkurā laikā”, tā tūrisma aģentūras Kolumbs IT nodaļas vadītājs Nauris Kanašnieks.

Projekta ietvaros uzņēmumam tika piešķirtas Office 365 Business Premium licences un izveidota pieeja uzņēmuma Office 365 kontam, kur tālāk uzņēmuma IT vadītājs jau pats izveidoja lietotājus un piešķīra tiem licences.

Office 365 esošais Skype for Business atvieglo komunikāciju starp kolēģiem ar dažādām papildu iespējām, proti, tas turpmāk ļaus Tūrisma aģentūrai Kolumbs veidot konferenču zvanus ar augstu video un audio sakaru kvalitāti, kur reizē var demonstrēt iepriekš sagatavotas prezentācijas, veidot aptaujas un dalīties ar sava datora darbvirsmu vai vienkārši sarakstīties.

Sakarā ar to, ka uzņēmumā ikdienā notiek liela datu un dokumentu plūsma, par dokumentu uzglabāšanas vietu tika izvēlēts One Drive for Business. One Drive for Business ir 1TB ietilpība, un tas ļauj sinhronizēt datus ar visām ierīcēm, tostarp visi dokumenti ir pieejami no jebkuras vietas. Vēl būtiski, ka ar atlasītiem dokumentiem un mapēm var brīvi dalīties ar kolēģiem vai klientiem.

SIA Otaņķu dzirnavnieks un Microsoft Office 365

SIA Otaņķu dzirnavnieks jau iepriekš bija dzirdējis par Office 365, taču pilnībā nebija izzinājis visas produkta sniegtās iespējas, tādēļ bija ļoti atvērts un ieinteresēts to izmēģināt. Tikšanās laikā nodemonstrējot Office 365 pielietojumu un iespēju uzstādīt dažādus Office 365 plānus, tika pieņemts lēmums uzņēmumam piešķirt dažādas Office 365 licences – Business Premium un Business Essentials, kā arī veikt e-pastu migrāciju no esošā pakalpojuma uz Office 365.

Lietotājiem, kuriem bija vajadzīgas pilnībā uz datora uzstādītas Office programmatūras instalācijas, tika piešķirtas Business Premium licences, jo tās darbojas gan tiešsaites režīmā, gan uz datora bez piekļuves internetam. Lietotājiem, kuriem nav vajadzība pēc uzstādītas programmatūras, bet ir nepieciešama pilna funkcionalitāte, tas ir, lai visi darbinieki varētu darboties vienotā sistēmā, tika piešķirtas Business Essentials licences. Business Essentials licencēm ir tikai tiešsaites funkcionalitāte, kas, tāpat kā Business Premium gadījumā, ļauj kopīgi lietot vienotu uzņēmuma iekšējo intraneta (SharePoint) platformu datu glabāšanai, kā arī saziņai izmantot Skype for Business priekšrocības un galvenais – Exchange Online e-pastu, kas sniedz iespēju izmantot kopīgu, pārskatāmu darbu kalendāru ikdienas plānošanai.  Viss esošais e-pastu saturs tika pārkopēts uz Exchange online, kā arī domēnam otankimill.eu nepieciešamie ieraksti veiksmīgi tika pievienoti Office 365. Ieviešanas kopējais process prasīja nepilnas divas dienas, līdz uzņēmuma darbinieki varēja sākt lietot jauno produktu.

SIA Otaņķu dzirnavnieka transporta daļas vadītājs Jānis Lanka teic, ka ieviestais Office 365 rīks ir ļoti ērts ikdienas darba uzdevumu izpildīšanai un sadarbībai ar kolēģiem. “Tagad ir daudz ērtāk pievienot jaunus lietotājus un administrēt esošos Office lietotājus. Pateicoties Exchange iespējām ir ļoti ērti lietot e-pastus vairākās ierīcēs, jo tie tiek visu laiku sinhronizēti un e-pasti tiek saņemti nekavējoties visās ierīcēs. Kā arī Office 365 online mums ļauj vienlaikus rediģēt word dokumentus vai excel tabulas, kur visas veiktās izmaiņas uzreiz arī tiek automātiski saglabātas, kas ir ļoti ērti.”

Pāreja uz Office 365 ir atvērusi uzņēmumam daudz jaunu iespēju, izmantojot Office 365 funkcionalitāti, neuztraucoties par lietojumprogrammu jaunākajām versijām.

SQUALIO valdes loceklis Gatis Ošs

Esmu gandarīts par uzņēmumu iesaisti un interesi šajā projektā, tas apliecina to, ka mazā biznesa sektora uzņēmēji saskata aizvien vairāk potenciālu sava biznesa uzlabošanā ar tehnoloģiju palīdzību. Esmu pārliecināts, ka katrs šāds projekts lauzīs aizvien vairāk stereotipu par mākoņtehnoloģijām un to praktisku pielietojamību ikdienā. Mākoņpakalpojumi, tostarp Office 365, ir piemērots risinājums mazajam biznesam bez liela sākumkapitāla, taču tas ikdienā sniedz nenovērtējumu ieguvumu lietotājiem. Būtiski, ka tā ieviešanas process ir gana vienkāršs, ātrs un bieži vien pietiek tikai ar konsultāciju tā apguvei.

Konkursa otrā daļa

Iepriekšējā rakstā mēs uzdevām jautājumu par BPO Services un tajā pareizi atbildēja vairāki lasītāji. Izlozes kārtībā pie balvas (Microsoft Office 365 individuālai lietošanai veselam gadam) tiek Anita Dzenuška. Apsveicam!

Šodien ir kārta projekta otrajam konkursam. Šoreiz konkurss sastāv no diviem jautājumiem un pie balvas tiks divi veiksminieki, kas būs pareizi atbildējuši uz abiem jautājumiem. Uzvarētājs tiks izziņots pēc nedēļas un balvā saņems Microsoft Office 365 individuālai lietošanai veselam gadam. Veiksmi!