Latvijas tehnoloģiju uzņēmums “Failiem.lv” paziņo par jauna biznesa risinājuma – Darbu un Dokumentu Vadības Sistēmas (DVS) – izstrādi. Tā nodrošina ērtu dokumentu uzskaiti, drošu koplietošanu un efektīvu projektu un uzdevumu vadību.
Ērta dokumentu uzskaite un pārvaldība
DVS ļauj reģistrēt jebkura veida dokumentus, sākot no līgumiem un rēķiniem līdz sapulču protokoliem un personāla lietvedības materiāliem. Dokumentiem iespējams pievienot atgādinājumus par termiņiem, un visas lietotāju veiktās izmaiņas tiek automātiski reģistrētas.
Sistēma nodrošina ātru dokumentu vīzēšanu un e-parakstīšanu, kas būtiski ietaupa laiku. Meklētājs un konfigurējami filtri palīdz ātri atrast nepieciešamos dokumentus, paŗskatīs summas un iegūt atskaites, savukārt dati tiek glabāti droši un atbilstoši Eiropas datu regulai (GDPR).
Rēķinu uzskaite ar mākslīgā intelekta atbalstu
DVS integrēta mākslīgā intelekta funkcionalitāte atvieglo ienākošo rēķinu un čeku reģistrāciju – informācija tiek automātiski nolasīta un izdevumi klasificēti, samazinot manuālas ievades kļūdu risku. Sistēma ļauj arī ērti izrakstīt rēķinus PDF un XML formātos.
Klientu un partneru uzskaite
Sistēmā iespējams reģistrēt klientus, pakalpojumu sniedzējus un citus sadarbības partnerus, piesaistīt tiem līgumus, projektus un uzdevumus. Integrācija ar Latvijas Uzņēmumu reģistru nodrošina automātisku datu atjaunošanu par uzņēmuma statusu un paraksttiesīgajām personām.
E-parakstīšana un vīzēšana
Sistēmā var viegli e-parakstīt dokumentus gan ar iekšējiem lietotājiem, gan ārējiem partneriem, izmantojot Latvijas LVRTC oficiālo eParakstu vai “Smart-ID” parakstīšanas metodes, kas darbojas visā Baltijā. Turklāt sistēma atbalsta un ļauj nekavējoties priekšskatīt gan EDOC, gan PDF, gan universālo Eiropas ASIC formātu. Ikviens interesents var izmēģināt e-parakstīšanas funkcionalitāti bez maksas, apmeklējot: https://failiem.lv/eparaksts .
Projektu un uzdevumu vadība
Sistēmā var veidot Projektus un Darbus, deleģēt konkrētus uzdevumus atbildīgajiem lietotājiem, pievienot sekotājus un sekot darba progresam. Darbā iesaistītie lietotāji un projekta vadītājs, saņem e-pasta paziņojumus par darba statusu izmaiņām un komentāriem. Gan klienti, gan paši Failiem.lv ikdienā izmanto šo funkcionalitāti programmēšanas, pārdošanas, mārketinga un tehniskā atbalsta darba uzdevumu reģistrēšanā, izpildē un sekošanā.
Instrukciju un procesu zināšanu bāze
DVS ietver sadaļu uzņēmuma instrukciju un procesu pārvaldībai, kur iespējams glabāt un atjaunināt darba instrukcijas, metodikas, pamācības un citu aprakstošu informāciju. Ir plānots šo papildināt ar AI rīkiem, kas spēj atbildēt uz jautājumiem, kā un ko labāk izdarīt.
Papildu iespējas un integrācijas
- Droša datu telpa dokumentu koplietošanai ar ārējiem partneriem
- Klientu statusa sinhronizācija ar Uzņēmumu reģistru
- Komentāru pievienošana un automātiski atgādinājumi
- Lietotāju darbību reģistrs katram dokumentam
- Ērta meklēšana, filtri, API un eksporta funkcijas
Aizstāj vairākas platformas
DVS integrēta ar Failiem.lv datu glabāšanas sistēmu, nodrošinot dokumentu rediģēšanu, versiju kontroli un rezerves kopijas līdz 5 gadiem. Uzņēmums, ieviešot DVS savā darbībā, aizstāja vairākas citas sistēmas (JIRA, Confluence, SupportTickets, CRM), optimizējot resursus un vienkāršojot darba procesus.
Klienti novērtē iespēju uzsākt darbu ar sistēmu uzreiz un tad pielāgot dokumentu sadaļas savām vajadzībām un darba plūsmām.
Vairāk informācijas par DVS un izmēģinājuma iespējām: https://failiem.lv/biznesam
