Jau 2018. gadā visiem rēķiniem starp uzņēmumiem un valsts iestādēm jābūt elektroniskā formā

Mūsdienu tendence finanšu nozarē ir dažādu procesu pārnešana uz e-vidi. Viens no šādiem procesiem ir piegādātāju rēķinu digitalizācija un apstrāde elektroniski. Uzskaites automatizāciju un pāreju uz elektroniskiem rēķiniem būtiski ietekmēs arī Eiropas Savienības direktīva, saskaņā ar kuru no 2018.gada 27.novembra visiem rēķiniem starp uzņēmumiem un valsts iestādēm jābūt elektroniskā formā.

2010.gadā Rīgas pilsētas pašvaldībā tika centralizēta grāmatvedības uzskaites funkcija, kā rezultātā notika grāmatvedības uzskaites procesu un dokumentu plūsmu unificēšana, panākot būtiskus efektivitātes uzlabojumus. Rīgas dome uzsāka sadarbību ar e-rēķinu operatoru „Fitek”, kas ir vienīgais uzņēmums Baltijā, kas tika uzņemts Eiropas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju asociācijā, kā arī ir finanšu procesu automatizācijas risinājumu tirgus līderi Baltijā.

Šodien Rīgas pašvaldībā ir panākta situācija, ka visu saņemto rēķinu aprite tiek nodrošināta elektroniskā formā un ir izsekojams jebkura rēķina apstrādes statuss, ilgums un iekšējā atbildība par saimniecisko darījumu. “Šobrīd esam sasnieguši augstāku kontroles un automatizācijas pakāpi, būtiski samazinājuši manuālo rēķinu datu ievadīšanas darbu, samazinājuši izmaksas par papīra dokumentu reģistriem, dokumentu skapjiem un arhivēšanu. Grāmatvedim ir jāpieņem, ka papīra formas dokumenti paliek vēsture un arvien vairāk sava ikdiena, kā arī darba metodes nāksies pielāgot elektronisko dokumentu apstrādei,” stāsta Jānis Bergmanis, Rīgas domes pārstāvis.

Šobrīd Rīgas pašvaldībai tiek iesniegti ~80% strukturētu datu formāta e-rēķini, bet pārējie 20% tiek digitalizēti, tādējādi nodrošinot vienveidīgu saņemto rēķinu apriti kopumā. E-rēķinu aprites sistēmām ir jābūt funkcionāli ļoti vienkāršām un intuitīvi lietojamām, savukārt digitalizācija nodrošina “izņēmumu” īpašu apstrādi, pārvēršot papīra formas rēķinu uz elektroniskas formas rēķinu.

Eiropā elektroniska biznesu optimizēšana norisinās jau 20. gadsimta izskaņā, tomēr attīstība norit pakāpeniski. Solis uz efektīvu finanšu procesu organizāciju ir pāreja uz e-rēķiniem, proti, rēķinu saņemšana elektroniskā formātā vai arī to digitalizācija pirms iekļaušanas grāmatvedības sistēmā. Tādējādi veidojas vienota automatizēta darbplūsma, kurā tiek iekļauti visi procesi, rēķini, rīkojumi, pavadzīmes, utt. Izmantojot rēķinu digitalizācijas pakalpojumu, būtiski samazinās kļūdaini apstrādāto rēķinu skaits – digitāli apstrādātu rēķinu datu kvalitāte var sasniegt pat 99,6%.

Kartē iespējams novērot rēķinu digitalizācijas attīstību dažādās pasaules valstīs. Globālais e-rēķinu tirgus 2017. gadā ir 3,3 miljardi eiro. Eksperti prognozē aptuveni 16,1 miljardus eiro attīstību līdz 2024. gadam.