Kā “Bite Latvija” var uzņēmumiem palīdzēt ar “Microsoft 365” ieviešanu?

Mūsdienās uzņēmumiem pieejams plašs rīku klāsts, kas automatizē un efektivizē darba procesu, ļaujot darbiniekiem savus uzdevumus paveikt ātrāk un vairāk fokusēties uz svarīgāku pienākumu izpildi. Īpaši plašu izvēli šādu risinājumu segmentā piedāvā “Microsoft”. IKT pakalpojumu sniedzējs “Bite Latvija” kā “Microsoft” risinājumu partneris uzņēmumiem būtiski atvieglo tā piedāvāto ofisa programmatūru un saistīto pakalpojumu iegādi un izmantošanu. Kā uzņēmumiem no “Microsoft” piedāvājuma izvēlēties sev piemērotāko un kā “Bite Latvija” tos var palīdzēt ieviest, sarunā atklāj uzņēmuma IKT un IoT biznesa virziena attīstības vadītājs Māris Gaugers.

Kāpēc uzņēmumiem labāk raudzīties uz “Microsoft” produktiem un pakalpojumiem?

Pirmais brīdis, kad pat mazam uzņēmumam jāsāk domāt par pāriešanu uz profesionālāku ofisa programmatūru, ir vēlme pēc ērtības. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc izmantot uzņēmēju vidū populāros “Microsoft 365” produktus. Tas ir ērti, jo viss nepieciešamais darba pienākumu veikšanai pieejams vienā pakalpojumā, ko var izmantot visās kontam piesaistītajās ierīcēs.

“Microsoft 365” vienkāršo komandas darbu un komunikāciju, jo darbinieki var koplietot failus, reāllaikā tos rediģēt, pievienot komentārus, redzēt visas veiktās izmaiņas un vajadzības gadījumā atgriezt iepriekšējo dokumenta versiju. Mēs “Bite Latvija” šādu pieeju aktīvi izmantojam, un tas ir ļoti ērti. Īpaši saistībā ar “Microsoft Teams”, kas tiek izmantots arī darbinieku apmācībās. Visa saruna tiek ierakstīta, koplietota mūsu sistēmā, un vēlāk šo video failu ar “Microsoft” rīkiem var vienkārši un ērti rediģēt. Brīdī, kad uzņēmums izmanto “Teams” kā biznesa rīku, to var savienot ar visām “Office” programmām, veidot piezīmes, transkriptus, plānot notikumus u. tml.

Kā izvēlēties vajadzībām piemērotāko “Microsoft 356” plānu?

• Tad, kad uzņēmums ir sapratis savas biznesa vajadzības un zina, kā “Microsoft” rīki varētu palīdzēt, jāizvēlas piemērotākais plāns. Vienkāršākais no tiem ir “Microsoft 365 Apps for Business”, kas piedāvā tikai “Microsoft” instalētās programmas, bez mākoņpakalpojumiem. Šī licence maksā ap 9 eiro mēnesī, par ko lietotājs saņem populārāko “Microsoft” programmu jaunākās versijas.
• “Microsoft 365 Business Basic” plāns papildu piedāvā mākoņpakalpojumus pilnā klāstā, taču “Microsoft” programmas netiek uztsādītas uz lietotāja datora un ir pieejamas tikai mākonī jeb tīmekļa versijā. No ērtības viedokļa skatoties, lietotājs var saskarties ar diezgan lieliem izaicinājumiem. Piemēram, lai rediģētu e-pastā atsūtītu dokumentu, ir jāatver internets,  jāaugšupielādē fails un tīmekļa versijā tas jārediģē. Taču, ja uzņēmums izmanto galvenokārt mākoņpakalpojumus un “Office” programmas lieto salīdzinoši reti, tad “Microsoft 365 Business Basic” būs pareizā izvēle.
• “Microsoft 365 Business Standard” plāns sniedz piekļuvi gan instalētām “Microsoft” programmām, gan mākoņpakalpojumiem, kā “OneDrive” un “Teams”. Lietotājam ir pieejama līdz 1 TB datu glabātuve, iespēja glabāt un koplietot failus mākonī. Papildu jau ierasto “Microsoft” programmu klāstam uzņēmums saņem piekļuvi arī dokumentu koplietošanas funkcijai “SharePoint”. Principā tā ir dokumentu, informācijas aprites un apmaiņas sistēma uzņēmuma iekšienē, kas savienota ar pārējiem “Microsoft” rīkiem. Tāpat “Microsoft 365 Business Standard” lietotājiem ir pieejama video rediģēšanas funkcija “Clipchamp”, kā arī dažādi citi tiešsaistes rīki. Tomēr šī plāna lielākais ieguvums ir instalētās “Microsoft” programmas.
• Visbagātīgāko “Microsoft” rīku klāstu piedāvā “Microsoft 365 Business Premium” plāns. Būtisks ieguvums tā lietotājiem ir “Microsoft Defender for Business” antivīruss, kas nodrošina papildu aizsardzību pret ļaunprogrammatūrām, pikšķerēšanu un izspiedējvīrusiem. Tas piedāvā arī automātisku uzbrukumu analīzi un centralizētu pārvaldību caur “Microsoft Security” portālu. Papildu tam klients saņem virkni citu drošības funkciju, kā paplašināta identitātes un piekļuves pārvaldība. “Microsoft 365 Basic” un “Microsoft 365 Standard” plāni piedāvā izveidot uzņēmumam aktuālāko drošības kontroli, ko var aktivizēt visiem datoriem vienlaikus. Savukārt “Microsoft 365 Business Premium” licence ļauj katram datoram atsevišķi pielāgot drošības kontroli un izveidot atšķirīgus drošības līmeņus. Šajā ziņā noderīga ir “Entra Conditional Access” funkcija, kas identificē tīklu, kam dators ir pieslēgts, un attiecīgi var piemērot ierobežojumus. Piemēram, ja tas ir biroja vai mājas tīkls, tad tas tiek identificēts kā drošs un lietotājs visiem dokumentiem var tikt klāt. Taču, ja dators pievienots, piemēram, kafejnīcas vai lidostas tīklam, “Conditional Access” to identificē kā nedrošu un ierobežo piekļuvi informācijai un datu apmaiņai.

Vēl viena noderīga drošības funkcija, ko saņem “Microsoft 365 Business Premium” lietotāji, ir “Data Loss Prevention”, kas aizsargā sensitīvu informāciju un ierobežo lietotāja iespējas nopludināt svarīgus datus. Piemēram, lietotājs e-pastā nevar pievienot noteikta veida failus vai pat veidot ekrānuzņēmumus. Tāpat šis rīks sūta brīdinājumus uzņēmuma atbildīgajām personām, ja kāds mēģina nopludināt uzņēmuma datus.

Savukārt “Intune” funkcija nodrošina centralizētu mobilo ierīču un datoru pārvaldību, tostarp attālinātu datu dzēšanu no nozaudētām ierīcēm.

Ko der atcerēties, iegādājoties “Microsoft 365” licenci”?

“Microsoft” piedāvā dažāda līmeņa plānus, tāpēc atliek saprast, kas no tā visa biznesam ir nepieciešams. Iegādājoties licenci, uzņēmumam ir jāmaksā par lietotāju, nevis ierīci. Būtiski, ka klients jebkurā laikā var palielināt licenču skaitu. Taču atteikties no licences var tikai tad, kad beidzas tās izmantošanas termiņš. Līdz ar to, ja darbinieks pamet uzņēmumu, uzņēmumam tāpat par šo licenci būs jāmaksā.

Būtiski atzīmēt, ka klients atkarībā no savām biznesa vajadzībām var kombinēt šīs licences un iegādāties, piemēram, septiņas “Microsoft 365 Business Basic” un desmit “Microsoft 365 Business Premium”. Taču jāatceras, ka tādas funkcijas kā, piemēram, “Data Loss Prevention” joprojām darbosies tikai ar “Microsoft 365 Business Premium” licencēm.

Tāpat uzņēmums jebkurā brīdī un bez ierobežojumiem var pāriet no lētākas “Microsoft 365” licences uz dārgāku. Savukārt uz lētāku licenci var pāriet tikai pēc tam, kad beidzies termiņš esošajai. Visas šīs izmaiņas klients var veikt divos veidos – darīt pats savā administratora panelī vai uzticēt pāreju “Bite Latvija”, kas ir licenču pārvaldnieks un “Microsoft” oficiālais partneris.

Kas ir “Bite Latvija” sniegtā pievienotā vērtība “Microsoft 365” pakalpojumiem?

Pirmkārt, par visiem pakalpojumiem nosūtām uzņēmumam vienotu rēķinu, kurā ietverta arī maksa par “Microsoft 365” pakalpojumiem. Uzņēmumi saņem vienu rēķinu no viena pakalpojumu sniedzēja, kas ir gan ērti, gan rēķina apmaksa aizņem mazāk laika.

Otrkārt, “Bite Latvija” kā “Microsoft” risinājumu partneris var piedāvāt izdevīgāku cenu. Skaidrs, ka, ja uzņēmums ir iegādājies divas licences, ietaupījums  mēnesī nav tik būtisks. Taču, ja uzņēmums ir iegādājies lielāku licenču apjomu, ietaupījums kļūst daudz nozīmīgāks; potenciālais ieguvums var sasniegt pat vairākus tūkstošus eiro mēnesī. Ja visu licenču summa pārsniedz 1000 eiro mēnesī, “Bite Latvija” šo piedāvājumu izskata individuāli un sadarbībā ar oficiālo vairumtirgotāju un ražotāju pielāgo to uzņēmuma vajadzībām.

Vēl viens ieguvums, ko uzņēmumi saņem no “Bite Latvija”, ir iespēja saņemt papildu risinājumus, integrācijas u. tml. Piemēram, “Microsoft” bezmaksas atbalsts dažādu jaunu rīku, kā “Azure” ieviešanai. Tāpat arvien vairāk uzņēmumu it īpaši to, kuri darbojas ar mākoņskaitļošanas pakalpojumiem, sāk izmantot “Microsoft” mākoņskaitļošanas servisus. “Bite Latvija” klientiem datu migrācija, integrācija un ieviešana no “Microsoft” puses ir bez maksas. Daudzi nav informēti par šādām priekšrocībām, jo to var sniegt tikai “Microsoft” oficiālie partneri.

Kādu tehnisko atbalstu “Bite Latvija” piedāvā “Microsoft” produktu ieviešanā?

Visvairāk mūsu klienti novērtē “Bite Latvija” tehnisko 24/7 atbalstu latviešu valodā. Klients var uzticēt “Bite Latvija” profesionāļiem administrācijas paneļa pārvaldību, kas praksē ne tikai atvieglos uzņēmuma dzīvi, bet arī ļaus laicīgāk atklāt problēmas, ievainojamības un meklēt risinājumus tām. Tas ir īpaši aktuāli tiem uzņēmumiem, kuri izmanto dažādas “Microsoft” integrācijas, servisus un serverus. Gadījumos, kad tiek atklātas kādas problēmas, “Microsoft” partnera atbalsts klientam būs daudz pieejamāks un efektīvāks.

Lai spētu klientiem piedāvāt atbilstošākos risinājumus, sniegt konsultāciju un operatīvi palīdzētu neskaidrību gadījumos, “Bite Latvija” var nodrošināt darbinieku apmācības par “Microsoft” produktiem, piemēram, par “Microsoft SharePoint” izveidi, “Microsoft 365 Office” lietošanu. Tāpat “Bite Latvija” sniedz pilnas, lokalizētas apmācības uzņēmumiem “Microsoft 365” produktu lietošanā.

Kur “Microsoft” glabā klientu datus?

Glabāt uzņēmuma datus ārpus Eiropas Savienības (turpmāk – ES) neatļauj ES likumdošana. Attiecīgi visi “Microsoft” dati glabājas vairākos datu centros ES, stingri ievērojot Vispārīgo datu aizsardzības regulu jeb GDPR. Līdz ar to uzņēmumam nav jāsatraucas par datu uzglabāšanas drošību, ja vien pats nepieļauj kļūdas. Praksē “Microsoft” it īpaši dārgajās licencēs jau nodrošina visus rīkus, lai uzņēmums varētu droši apstrādāt un pārvaldīt savus datus. Tāpat “Microsoft” nodrošina regulārus lietotņu un programmu atjauninājumus. Lietotājam ir iespēja nepārtraukti izmantot programmu un rīku jaunākās, ātrākās un drošākās versijas.

Vai uzņēmumiem ir iespēja no “Bite Latvija” iegādāties “Microsoft 365 Copilot” licenci?

Mākslīgā intelekta rīks “Microsoft 365 Copilot” ir integrēts “Microsoft 365” programmās un kopš pagājušā gada nogales ir pieejams latviešu valodā. Lietotājs ar tā palīdzību var dažādos veidos automatizēt un vienkāršot darba procesu, piemēram, ātrāk izveidot dokumentus, tabulas u. tml. Pagaidām “Bite Latvija” aktīvi nepiedāvā “Microsoft 365 Copilot”, taču potenciālie klienti jau var sākt izpētīt, ko tas piedāvā un kādu pievienoto vērtību varētu sniegt  biznesam. Latvijas uzņēmumiem varētu būt aktuāli tas, ka “Microsoft 365 Copilot” palīdz izveidot dokumentu, e-pastu, prezentāciju kopsavilkumus. Tāpat šis rīks piedāvā dažādas datu analīzes un vizualizācijas iespējas, ļaujot uzņēmumiem veidot saistošus un viegli uztveramus grafikus.