Teju ikviens no mums ir sastapies ar situāciju, kad jāatrod kāds svarīgs dokuments, bet tas šķiet izkūpējis gaisā. Pārmeklētas it visas dokumentu mapes, visi folderi datorā, aptaujāti visi kolēģi, bet nekā. Laimīgā kārtā pazudušais dokuments parasti atrodas, tomēr meklēšanā pavadītais laiks (un arī nervi) ir iztērēts ne pārāk efektīvi.
Kārtīga un strukturēta dokumentu pārvaldība ir viens no produktīva darba priekšnoteikumiem. Tieši tāpēc arvien būtiskāka ikvienā uzņēmumā kļūst dokumentu pārvaldības aktualizācija – elektroniskas dokumentu vadības sistēmas ieviešana, kas ne tikai ietaupa laiku un samazina administratīvo slogu, bet arī paātrina informācijas apriti un palielina darba efektivitāti uzņēmumā.
EDUS dokumentu vadības sistēma nodrošina:
- Dokumentu uzskaiti;
- Elektronisko apriti un dokumentu saskaņošanu;
- Dokumentu izpildes kontroli.
- Dokumentu meklēšanu;
- Atskaišu veidošanu.
Atvieglota dokumentu saskaņošana
Dokumentu saskaņošana starp vairākām pusēm uzņēmumā parasti aizņem daudz laika, ir grūti izsekot, pie kura kolēģa dokuments apstājies, un kādas izmaiņas ir veiktas. EDUS dokumentu vadības sistēma ne tikai atvieglo dokumentu sistematizēšanu, uzskaiti un meklēšanu, bet arī ļauj vienlaicīgi ar vienu un to pašu dokumentu strādāt vairākiem darbiniekiem, skaidri norādot uz katra veiktajām izmaiņām un komentāriem. Pie tam katram darbiniekam ir pieeja tikai tā darbam atļautajiem un uzdevumu izpildei nepieciešamajiem dokumentiem.
Termiņu ievērošana un darbu izpildes kontrole
EDUS sistēma atvieglo līgumu termiņu ievērošanu. Dokumentu pārvaldības sistēma izsūta atgādinājumus par līguma beigu termiņu tuvošanos, kas liek atbildīgajiem darbiniekiem jau laikus padomāt par līgumu pārslēgšanu ar klientiem vai piegādātājiem, veicina laicīgu jauno dokumentu sagatavošanu un saskaņošanu, kā arī novērš termiņu neievērošanas radītas sekas, piemēram, kavējuma naudas aprēķinus.
EDUS sistēmas priekšrocības
Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana ievērojami un tūlītēji uzlabo informācijas apriti uzņēmumā, kā arī pievērš papildu uzmanību katra darbinieka savlaicīgai pienākumu izpildei. Sistēmā pieejamās dokumentu sagataves ļauj samazināt administratīvo slogu, veidojot jaunus dokumentus, savukārt plašās dokumentu meklēšanas funkcijas sniedz iespēju ātri un ērti atrast vajadzīgos dokumentus. Meklētājs atlasa dokumentus gan pēc klienta nosaukuma, gan dokumenta veida, beigu termiņa utt.
Individuāla pieejam katram uzņēmumam
Ņemot vērā ikviena klienta unikalitāti, EDUS sistēmu ir iespējams pielāgot katra uzņēmuma un iestādes vajadzībām un specifikai. Gadījumos, kad iepriekš lietoti citi dokumentu uzskaites rīki, iepriekš ievadītos datus iespējams pārnest no citām sistēmām uz EDUS, tādejādi saglabājot efektīvu un nepārtrauktu informācijas apriti.
Uzzini, kā EDUS dokumentu vadības sistēma var atvieglot tavu un tavu kolēģu ikdienas darbu, ietaupīt laiku un samazināt uzņēmuma izmaksas!
KONTAKTI:
Līga Jankovska
SIA Softikom
tel: +371 67 07 77 02
e-pastu: liga.jankovska@softikom.lv
www.softikom.lv
P.S. Raksts tapis sadarbībā ar SIA Softikom.
Ir arī elektronisko dokumentu parakstīšanas un arhivēšanas rīki!?
Sveicināti, EDUS sistēma integrēta ar elektronisko parakstu. Tiek nodrošināta arī dokumentu arhivēšana sistēmas ietvaros, bet tuvā nākotnē ir plānots arī integrācijas risinājums ar Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu.
otrais raksts un joprojām nav norādītas starta cenas. ‘ekskluzīvs’, balstīts uz sarunāšanu, iet uz būdiņu ar sirsniņu durvīs. gan jau ka pilnvērtīgi konkurenti arī ir, ar godīgu cenu lapu.
Sveicināti, cenas ir atkarīgas gan no lietotāju licenču skaita, gan no funkcionalitātes, gan nepieciešamajiem pielāgojumiem. Jūs un citus interesentus labprāt uzaicināsim uz tasi kafijas mūsu birojā, lai detalizēti pārrunātu sagaidāmos ieguvumus no sistēmas ieviešanas un sagatavotu prasībām atbilstošu finanšu piedāvājumu.
mēs nonākam pie tā paša – nekādu ciparu, tikai vizīte pie jums. ja orientācija ir tikai uz korporatīvo segmentu, tad OK. mazam kantorim uz 10-30 darbavietām tas neder. kā es varu kaut ko ieteikt darba uzlabošanai/optimizācijai, ja pirmais priekšniecības jautājums būs par starta ciparu? vismaz norādiet, kā grupas 1-10, 11-50, 100+ sākas ar kādu €€€.